BTW Compleet

E-mailteksten

Vul je gegevens in, kies de toon, en kopieer de mail. Alles blijft op dit apparaat.

Stuur eerst de factuurmail. Na de betalingstermijn volgt herinnering 1, daarna herinnering 2. Vul je gegevens bovenaan in zodat de tekst klaar is om te kopiëren.

Jouw gegevens

Deze waarden komen in alle e-mails hieronder. Leeg laten houdt de placeholder.

Keuzes en velden worden lokaal op dit apparaat bewaard.

Toon

Je-vorm, luchtig. Handig bij vaste of informele klanten.

Factuur versturen

E-mail bij een nieuwe factuur. Vink optioneel uren en/of onkosten aan.

Onderwerp

Factuur [factuurnummer] voor [bedrijfsnaam klant]

Bericht

Hoi [Naam contactpersoon],

Hierbij stuur ik factuur [factuurnummer] voor [korte omschrijving / periode] aan [bedrijfsnaam klant]. Het totaalbedrag is [bedrag incl. btw].
De factuur zit in de bijlage.

Wil je binnen 14 dagen betalen op IBAN [jouw IBAN], met het factuurnummer erbij?
Vragen over de factuur? Stuur me even een bericht.

Dank je wel alvast.

Groet,
[Jouw naam]

Betalingsherinnering

Eerste herinnering als de betalingstermijn is verstreken.

Onderwerp

Even een seintje: factuur [factuurnummer] ([bedrijfsnaam klant])

Bericht

Hoi [Naam contactpersoon],

Ik zag dat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] ([bedrag incl. btw]) voor [bedrijfsnaam klant] nog open lijkt te staan.
De termijn was [vervaldatum]. Misschien is de betaling al onderweg. Dan kun je deze mail negeren.
Klopt er iets niet, of is er iets onduidelijk? Laat het me weten.

Anders wil je zo snel mogelijk betalen op IBAN [jouw IBAN], met het factuurnummer erbij? Ik stuur de factuur desgewenst nog een keer mee.

Groet,
[Jouw naam]

Tweede betalingsherinnering

Duidelijkere tweede herinnering, in dezelfde toon als je hierboven koos.

Onderwerp

Tweede seintje: openstaande factuur [factuurnummer] ([bedrijfsnaam klant])

Bericht

Hoi [Naam contactpersoon],

Op [datum eerste herinnering] stuurde ik al een bericht over factuur [factuurnummer] voor [bedrijfsnaam klant] ([bedrag incl. btw], termijn [vervaldatum]).
Voor zover ik kan zien is die nog niet betaald. Kun je binnen 14 werkdagen betalen op IBAN [jouw IBAN], met het factuurnummer erbij?
Factuur kwijt, of is er een reden voor vertraging? Laat het me snel weten.

Al betaald? Top, dan kun je deze mail negeren. Dank je.

Groet,
[Jouw naam]

Lege velden blijven als [placeholder] in de tekst staan, zodat je die nog kunt invullen voordat je verstuurt.

Wanneer welke mail?

Stuur eerst de factuurmail. Is de betalingstermijn voorbij zonder betaling, stuur dan herinnering 1. Blijft het stil, dan herinnering 2. Houd de toon consistent met je klantrelatie.

Formeel of minder formeel

Minder formeel past bij vaste of informele klanten (je-vorm). Formeel past bij nieuwe of zakelijke relaties (u-vorm). Vul bovenaan je gegevens in zodat placeholders verdwijnen.

Wat je niet moet beloven

Dreig niet met juridische stappen die je niet meent, en claim geen boetes die je niet mag opleggen. Blijf feitelijk: factuurnummer, bedrag, IBAN, termijn.

Belastingdienst: facturen (administratie)

Praktijkvoorbeelden

  • Factuur versturen

    Vul naam, bedrag, factuurnummer en IBAN in. Kopieer de tekst en plak die in je mailprogramma.

  • Eerste herinnering

    Factuur 1 maart, termijn 14 dagen: rond 16 maart een korte, vriendelijke herinnering als betaling openstaat.

Veelgemaakte fouten

  • Placeholders laten staan

    Controleer of [naam], bedrag en IBAN echt zijn ingevuld voordat je verstuurt.

  • Te agressieve toon

    Begin rustig. Escalatie komt later. De templates op deze pagina blijven beleefd.

Veelgestelde vragen

Worden mijn gegevens opgeslagen?

Alleen lokaal in je browser op dit apparaat. Niet op onze servers.

Moet ik de tekst nog nalezen?

Ja. Controleer placeholders, bedrag en IBAN voordat je verstuurt.

Kan ik uren en onkosten meenemen?

Bij de factuurmail kun je optioneel urenverantwoording en onkostendeclaratie aanvinken. De bijlagetekst past zich aan.

Voorbeeld: wanneer stuur ik herinnering 1?

Factuurdatum 1 maart, termijn 14 dagen: vervaldatum 15 maart. Stuur herinnering 1 kort daarna als de betaling nog openstaat.

Dit is geen fiscaal advies. Officiële regels staan bij de Belastingdienst. Jij blijft zelf verantwoordelijk voor je aangifte.

Gerelateerde hulp

  • Templates downloaden

    Bekijk eerst een voorbeeld, download daarna als Pages of Word. Numbers alleen waar rekenen handig is.

  • Minimale factuurgegevens

    Checklist van gegevens die vaak op een btw-factuur horen. Vink af wat je template al heeft.

  • BTW Calculator

    Reken snel uit hoeveel BTW erin zit of hoeveel erbij komt.

Later: hulp om je bankverkeer voor het kwartaal te controleren. Nu eerst deze gratis hulp.